La presente política de privacidad tiene como objetivo garantizar que los usuarios comprendan de manera clara y transparente cómo se manejan sus datos personales dentro de la plataforma CERTIPROV (https://app.certiprov.com/auth/log-in).

Este documento informa a los usuarios acerca de cómo se recopila, utiliza, protege y comparte su información, permitiéndoles tomar decisiones informadas sobre su privacidad y controlar el uso de sus datos personales. Así mismo, establece las responsabilidades de CERTIPROV, sus filiales y socios de comercialización en la recolección, almacenamiento y tratamiento de la información, en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador y demás normativa aplicable.

1. Recopilación de datos CERTIPROV

De acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, se entiende por dato personal toda información relacionada con una persona natural que permita identificarla directa o indirectamente (por ejemplo: nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, número de identificación).

En el marco de sus actividades de consultoría y gestión de proveedores, CERTIPROV recopila datos personales y corporativos que los usuarios y proveedores suministran de manera directa y voluntaria a través de la plataforma, cuando solicitan una calificación, completan formularios, envían documentación de respaldo o establecen comunicaciones con nuestro equipo.

Adicionalmente, CERTIPROV podrá obtener, consultar, validar y complementar información proveniente de fuentes públicas, registros oficiales, organismos de control, referencias comerciales, listas de control, registros judiciales, registros tributarios, registros societarios y otras fuentes legítimas de información, con la finalidad de ejecutar procesos de evaluación, calificación, homologación, monitoreo y gestión de proveedores, así como verificar la veracidad, integridad y actualidad de la información proporcionada por los usuarios y proveedores.

Entre la información y documentación requerida se incluyen los siguientes, sin perjuicio de que el proveedor deba registrar información adicional a la aquí mencionada:

• Datos de identificación y contacto: nombres, apellidos, teléfono, correo electrónico y, de manera opcional, fotografía.
• Datos corporativos: razón social, dirección de la empresa, número de teléfono institucional, correos electrónicos de contacto, entre otros.
• Datos fiscales y legales: números de identificación tributaria, registros mercantiles, número de registro legal, licencias, permisos y certificaciones.
• Información financiera y transaccional: facturas, estados de cuenta, datos de cuentas bancarias, condiciones de pago y transacciones realizadas en el marco de las relaciones comerciales.
• Información de cumplimiento y calidad: resultados de auditorías, evaluaciones de desempeño, indicadores de satisfacción del cliente, documentación regulatoria, certificaciones y estándares de calidad aplicables.
• Datos operativos: información sobre entregas de productos o servicios, plazos, estado de pedidos y métricas de desempeño.
• Registro de interacciones: comunicaciones mantenidas entre la plataforma y el proveedor o usuario.

2. Finalidades del Tratamiento de Datos

CERTIPROV tratará los datos personales de los usuarios y proveedores única y exclusivamente para las siguientes finalidades, en cumplimiento de los principios de licitud, lealtad, proporcionalidad y minimización de datos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador:

• Prestación de los servicios contratados: configurar, administrar y mantener activa la cuenta del usuario en la plataforma CERTIPROV.
• Atención al cliente: responder consultas, reclamos, comentarios o solicitudes ingresadas por los usuarios a través de los canales de comunicación disponibles.
• Cumplimiento legal y contractual: dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias y contractuales derivadas de la relación con los usuarios y proveedores.
• Seguridad: garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes, accesos no autorizados y posibles incidentes de seguridad de la información.
• Gestión de procesos internos: ejecutar los requerimientos solicitados por los usuarios dentro de la plataforma, así como evaluar proveedores y gestionar documentación de respaldo.
• Comunicación: enviar notificaciones, avisos e información relevante que pueda ser de interés de acuerdo con el perfil y las necesidades del usuario.
• Mejora de la experiencia digital: optimizar el diseño, funcionalidad y contenidos de la plataforma para que se adapten mejor al dispositivo y preferencias del usuario.
• Evaluación y calificación de proveedores: realizar procesos de validación documental, análisis de cumplimiento legal, financiero, comercial, operativo, reputacional y de listas de control, así como emitir informes de calificación, homologación y monitoreo de proveedores.
• Base de legitimación del tratamiento

CERTIPROV tratará los datos personales de los usuarios, clientes, proveedores y demás titulares de información con fundamento en una o varias de las siguientes bases de legitimación previstas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador:

• El consentimiento libre, específico, informado e inequívoco otorgado por el titular de los datos.
• La ejecución de medidas precontractuales o contractuales necesarias para la prestación de los servicios ofrecidos por CERTIPROV.
• El cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias o requerimientos emitidos por autoridades competentes.
• La satisfacción de intereses legítimos de CERTIPROV o de sus clientes, relacionados con la evaluación, calificación, homologación, monitoreo y gestión de proveedores, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades fundamentales del titular.
• El tratamiento de información obtenida de fuentes de acceso público o registros públicos, de conformidad con la legislación aplicable.

3. Transferencia de Datos Personales

CERTIPROV podrá transferir o comunicar datos personales de clientes y proveedores a terceros estrictamente para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta política, garantizando siempre que dichos terceros adopten medidas técnicas, organizativas y legales adecuadas para proteger la información conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador.

• Destinatarios de los datos

Podremos compartir datos personales únicamente con:

Clientes de CERTIPROV: Los datos personales, documentación e información proporcionada por los proveedores podrán ser compartidos con las organizaciones que contraten los servicios de evaluación, calificación, homologación, monitoreo o gestión de proveedores a través de la plataforma CERTIPROV, exclusivamente para las finalidades relacionadas con dichos procesos y dentro del alcance autorizado por la normativa aplicable.

Subcontratistas y proveedores de servicios: CERTIPROV podrá compartir información con proveedores de servicios que actúen por cuenta de la organización y que resulten necesarios para la operación de la plataforma, tales como:

• Servicios de inspección y auditoría.
• Envío de comunicaciones.
• Análisis de datos.
• Servicios de marketing directo.
• Gestión documental y almacenamiento en la nube.

Estos terceros únicamente accederán a los datos en la medida en que resulte necesario para el desarrollo de sus funciones y bajo estricta obligación de confidencialidad y no utilización para fines distintos a los instruidos por CERTIPROV.

Autoridades competentes: cuando sea necesario para cumplir con obligaciones legales, reglamentarias o con requerimientos judiciales o administrativos aplicables en Ecuador.

Procesos corporativos: en caso de fusión, reestructuración, adquisición, venta o asociación, siempre garantizando la continuidad de la protección de los datos personales.

• Transferencias internacionales

En caso de transferencias de datos personales a terceros ubicados fuera del Ecuador, CERTIPROV garantizará que:

• El país receptor cuente con un nivel de protección adecuado reconocido por la autoridad competente, o
• Se suscriban cláusulas contractuales, normas corporativas vinculantes u otras garantías adecuadas que aseguren un nivel de protección equivalente al previsto en la legislación ecuatoriana.
• Consentimiento

Las transferencias que no sean necesarias para la prestación del servicio o el cumplimiento de obligaciones legales solo se realizarán con el consentimiento expreso, libre e informado del titular de los datos.

4. Conservación de los Datos Personales

CERTIPROV conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades específicas para las cuales fueron recabados, de conformidad con los principios de limitación de la conservación y minimización de datos previstos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador.

Una vez cumplida la finalidad, los datos serán eliminados o, en su caso, bloqueados para impedir su tratamiento, salvo que deba conservarse por un período adicional en virtud de una obligación legal, contractual o para el ejercicio o defensa de reclamaciones.

• Criterios de conservación

Los plazos de conservación se determinarán en función de los siguientes criterios:

• Mientras sea necesario para la prestación de los servicios de consultoría, la ejecución de contratos o el cumplimiento de obligaciones derivadas de la relación con el cliente o proveedor.
• Mientras el usuario o proveedor mantenga una cuenta activa en la plataforma CERTIPROV o utilice nuestros servicios.
• El tiempo requerido por disposiciones legales o reglamentarias aplicables en Ecuador, incluyendo normas tributarias, laborales, comerciales y de prevención de lavado de activos.
• El tiempo necesario para atender posibles responsabilidades derivadas del tratamiento, incluidas investigaciones, auditorías, procesos judiciales o administrativos.

Sin perjuicio de los criterios antes descritos, CERTIPROV podrá conservar la información relacionada con procesos de evaluación, calificación, homologación, monitoreo y gestión de proveedores durante el tiempo necesario para atender requerimientos contractuales, auditorías, revisiones históricas, procesos de recertificación, análisis comparativos, investigaciones internas, atención de reclamaciones y cumplimiento de obligaciones legales aplicables.

Cuando la información deje de ser necesaria para dichas finalidades, será eliminada, anonimizada o bloqueada de conformidad con los procedimientos internos de gestión documental y protección de datos personales.

• Eliminación o bloqueo de datos

Cuando los datos ya no sean necesarios para las finalidades descritas, CERTIPROV procederá a su eliminación de forma segura o, en su caso, a su bloqueo para impedir su tratamiento, garantizando que no puedan ser utilizados con fines distintos a los autorizados.

• Derechos de titular

El titular de los datos podrá, en cualquier momento, ejercer su derecho de supresión o eliminación, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, salvo que exista una obligación legal que justifique su conservación.

El ejercicio del derecho de supresión no procederá cuando exista una obligación legal, contractual o un interés legítimo que justifique la conservación de la información, de conformidad con la normativa aplicable.

5. Protección de Datos Personales

CERTIPROV adopta medidas técnicas, organizativas y administrativas apropiadas para garantizar la seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales de clientes, proveedores y usuarios, en cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador.

• Medidas tecnológicas
• Tokens de seguridad: Utilizamos identificadores únicos para proteger las credenciales de inicio de sesión y prevenir accesos no autorizados.
• Encriptación de datos: La información sensible es encriptada tanto en tránsito como en almacenamiento, garantizando que solo pueda ser descifrada por personal o sistemas autorizados.
• Protocolos seguros de comunicación: Todas las interacciones con la plataforma se realizan a través de HTTPS, lo que protege la integridad y confidencialidad de los datos frente a accesos indebidos o alteraciones durante la transmisión.
• Controles de integridad: Implementamos filtros y validaciones para asegurar la precisión, fiabilidad y consistencia de la información registrada por los proveedores y clientes.
• Copias de seguridad y recuperación: Contamos con mecanismos de respaldo y restauración para asegurar la disponibilidad de los datos en caso de incidentes.
• Registro y monitoreo de accesos: CERTIPROV mantiene mecanismos de registro y monitoreo de accesos a la plataforma con la finalidad de detectar actividades inusuales, accesos no autorizados y eventos que puedan comprometer la seguridad de la información.

• Medidas organizativas
• Políticas de confidencialidad: Todo el personal de CERTIPROV firma acuerdos de confidencialidad y está sujeto a estrictas obligaciones de secreto profesional respecto al manejo de datos personales.
• Capacitación continua: Se desarrollan programas de formación en seguridad de la información y protección de datos para todos los colaboradores, con el fin de fomentar una cultura de privacidad y responsabilidad.
• Gestión de accesos: Los datos personales solo son accesibles al personal autorizado según el principio de “necesidad de conocer”, limitando el riesgo de accesos indebidos.
• Gestión de terceros: CERTIPROV podrá exigir a sus colaboradores, auditores, consultores, proveedores tecnológicos y demás terceros que intervengan en el tratamiento de datos personales el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad, seguridad de la información y protección de datos acordes con la normativa aplicable.
• Plan de respuesta ante incidentes: CERTIPROV dispone de procedimientos para la detección, gestión y notificación de incidentes de seguridad que puedan afectar a los datos personales, en cumplimiento con los plazos y requisitos de la autoridad de control ecuatoriana.

• Mejora continua

CERTIPROV revisa y actualiza periódicamente sus medidas de seguridad para garantizar que se mantengan alineadas con los avances tecnológicos, las mejores prácticas del sector y las exigencias legales vigentes en el Ecuador.

6. Acceso a datos personales

En CERTIPROV, reconocemos y garantizamos a nuestros usuarios, clientes y proveedores el pleno ejercicio de sus derechos sobre sus datos personales, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador.

• Acceso y control de la plataforma

Si el cliente o proveedor dispone de una cuenta registrada en https://app.certiprov.com/auth/log-in, podrá acceder directamente a su perfil en línea y a los datos asociados. Desde esta interfaz, el titular tiene la capacidad de:

• Consultar la información personal almacenada.
• Actualizar o modificar datos inexactos o desactualizados.
• Añadir o eliminar información cuando sea legalmente posible.
• El acceso requiere autenticación con las credenciales del usuario, garantizando así la seguridad de la información.

• Derechos reconocidos por la LOPDP

De conformidad con la normativa vigente en Ecuador, el titular podrá ejercer los siguientes derechos:

• Acceso: Conocer los datos personales que tratamos, el origen de los mismos y las finalidades del tratamiento.
• Rectificación y actualización: Solicitar la corrección de información inexacta, incompleta o desactualizada.
• Eliminación o supresión: Pedir la eliminación de datos cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recabados, o cuando se haya retirado el consentimiento, salvo en los casos en que exista una obligación legal de conservación.
• Oposición: Negarse al tratamiento de sus datos por motivos legítimos relacionados con su situación particular, siempre que no exista una obligación legal que lo impida.
• Portabilidad: Recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y transmitirlos a otro responsable cuando sea técnicamente posible.
• Suspensión del tratamiento: Solicitar la limitación temporal del uso de sus datos en los casos establecidos por la ley.

• Procedimiento para ejercer derechos

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el usuario podrá:

• Acceder directamente a su cuenta en la plataforma.
• O bien, presentar una solicitud formal al correo electrónico designado por CERTIPROV para temas de privacidad: contacto@certiprov.com

CERTIPROV responderá en los plazos establecidos por la LOPDP y podrá requerir información adicional para verificar la identidad del solicitante, con el fin de garantizar la seguridad de los datos.

Las solicitudes deberán identificar al titular de los datos o a su representante legal, describir claramente el derecho que desea ejercer y proporcionar la información necesaria para verificar su identidad. CERTIPROV podrá solicitar documentación adicional cuando resulte necesario para prevenir accesos no autorizados o solicitudes fraudulentas.

En casos excepcionales, y de acuerdo con la legislación aplicable, CERTIPROV podrá aplicar un costo administrativo razonable por la entrega de copias adicionales de la información solicitada.

• Atención de consultas y solicitudes

CERTIPROV pone a disposición de sus usuarios, clientes y proveedores canales de atención para resolver consultas relacionadas con el tratamiento de datos personales, el ejercicio de derechos y cualquier inquietud vinculada con la privacidad de la información. Las solicitudes serán atendidas de manera oportuna y conforme a los procedimientos internos establecidos por la organización y la normativa aplicable a través de nuestros canales oficiales.

• Compromiso con la privacidad

CERTIPROV mantiene el compromiso de tratar los datos personales de manera lícita, transparente y segura, adoptando las medidas técnicas, organizativas y administrativas necesarias para proteger la información de sus usuarios, clientes y proveedores durante todo el ciclo de vida del tratamiento.

7. Vigencia y Modificaciones

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su fecha de publicación y será aplicable a todos los tratamientos de datos personales realizados por CERTIPROV.

CERTIPROV podrá actualizar, modificar o complementar el contenido de esta política cuando resulte necesario para adecuarla a cambios normativos, tecnológicos, operativos o de negocio. Cualquier modificación será publicada a través de los canales oficiales de la organización y entrará en vigencia desde su publicación.

Se recomienda a los usuarios, clientes y proveedores revisar periódicamente esta política para mantenerse informados sobre la forma en que CERTIPROV protege y trata sus datos personales.