La presente política se establece con el propósito de garantizar que los usuarios tengan una comprensión clara y transparente de cómo se manejan sus datos personales dentro de la plataforma CERTIPROV (https://app.certiprov.com/auth/log-in). Este documento pretende informar a todos los usuarios acerca de cómo se recopilan, utilizan, protegen y comparten sus datos, permitiéndoles tomar decisiones informadas sobre su privacidad y controlar el uso de su información personal. Además, la política establece las responsabilidades de CERTIPROV como responsable de la recolección, almacenamiento y tratamiento de sus datos personales, incluyendo a las filiales y canales de comercialización con quienes ha tenido, tiene o tendrá relación comercial, garantizando el cumplimiento de las leyes y regulaciones de protección de datos aplicables.

1. Recopilación de datos CERTIPROV

CERTIPROV recopila los datos personales que el usuario proporciona a través de la plataforma cuando solicita una calificación a sus proveedores, como también cuando utiliza nuestros formularios y envía su documentación de respaldo.

Entre la información y documentación requerida se incluyen los siguientes, sin perjuicio de que el proveedor deba registrar información adicional a la aquí mencionada:

• Datos personales de contacto e identificación, tales como: nombre, teléfono, correo electrónico y fotografía (está última es opcional).
• Información financiera
• Nombre de la empresa, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, entre otros.
• Números de identificación fiscal, registros comerciales, número de registro legal, entre otros.
• Información sobre transacciones financieras, facturas, detalles de cuentas bancarias, entre otros.
• Resultados de auditorías, evaluaciones de calidad, métricas de satisfacción del cliente, entre otros.
• Documentos relacionados con el cumplimiento de normativas y regulaciones, certificaciones, permisos, licencias, entre otros.
• Datos sobre la entrega de productos o servicios, tiempos de entrega, estado de los pedidos, entre otros.
• Registro de comunicaciones entre la plataforma y el proveedor.

La plataforma “CERTIPROV”, NO recopila datos personales de forma automática.

2. Uso de datos personales.

CERTIPROV tratará los datos personales del usuario para las siguientes finalidades:

• Mejorar nuestra plataforma con el objetivo de que su contenido sea más adecuado para el usuario y los dispositivos que utiliza.
• Enviar correos electrónicos y comunicarnos con los clientes y proveedores para notificar avisos que puedan ser de su interés de acuerdo con sus necesidades.
• Responder consultas y comentarios, así como proporcionarle apoyo al usuario a través de nuestros canales de comunicación.
• Mantener la seguridad de nuestra plataforma y cumplir con las obligaciones y exigencias legales aplicables.
• Ejecutar cualquier requerimiento que el usuario haya efectuado en la plataforma de CERTIPROV.
• Configurar y administrar la cuenta de usuario.

3. Transferencia de datos personales

Podremos transferir la información de proveedores y clientes a terceros que presten servicios requeridos para la ejecución de las labores de calificación de CERTIPROV, siempre y cuando estos terceros cumplan con las leyes de protección de datos aplicables.

A continuación, indicamos las partes con las que podemos llegar a compartir datos personales y para qué:

• De forma ocasional, los subcontratistas y proveedores que llevan a cabo determinadas funciones en nombre de CERTIPROV, tales como, la realización de pedidos de inspección, el envío de correos electrónicos, la eliminación de información repetida de las listas de clientes, el análisis de datos, los servicios de marketing directo y los de alojamiento en la nube. Estas partes solo tienen acceso a esta información según sea necesario para realizar sus funciones y no se pueden utilizar para otras finalidades que no sean proporcionarnos servicios.
• Para cumplir con las exigencias legales, reglamentarias y con los requerimientos judiciales o administrativos que apliquen a los datos personales; en caso de fusión, venta, reestructuración, adquisición, asociación; para identificar, contactar o emprender acciones legales contra quienes infrinjan nuestros principios y valores; para identificar, contactar o emprender acciones legales contra quienes infrinjan estas u otras con cualquier otra finalidad, le comunicaremos antes de tratar cualquier dato personal.

4. Conservación de los datos personales

CERTIPROV conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con el proceso para la que se han recabado. Tenga en cuenta que, en ciertos casos, porque esté permitido por ley o porque ésta lo exija, pueden conservarse durante un período de tiempo adicional.

Entre los criterios utilizados para determinar nuestros períodos de retención-conservación se encuentran:

• El tiempo es necesario tener sus datos para que podamos proporcionarle nuestros productos o servicios o para desarrollar nuestra actividad empresarial.
• El tiempo mientras el proveedor tenga una cuenta en la plataforma CERTIPROV, en este caso, conservaremos sus datos mientras su cuenta esté activa o durante el tiempo que sea necesario para proporcionarle servicios.
• En el caso de que estemos sujetos a una obligación legal, contractual o similar de conservar sus datos como: por exigencias legales, por una investigación, para el cumplimiento de un contrato o por la existencia de litigios, CERTIPROV puede estar obligada o necesitar conservar los datos.

5. Protección de datos personales

Para garantizar la seguridad y protección de los datos personales de clientes y proveedores, CERTIPROV implementa tanto medidas tecnológicas como organizativas.

• Tokens: Identificadores únicos que protegen las credenciales de inicio de sesión del usuario.
• Encriptación: La encriptación asegura los datos mediante su conversión en un código seguro que solo puede ser descifrado con la clave adecuada.
• Los filtros se utilizan para garantizar la integridad y precisión de la información del proveedor, protegiendo así la calidad y fiabilidad de los datos.
• Las comunicaciones en la plataforma se manejan mediante el protocolo HTTPS protegiendo la integridad y privacidad de los datos entre el navegador del usuario y el servidor web. Esto impide que terceros intercepten o modifiquen la información transmitida.
• A nivel organizativo, llevamos a cabo programas de concienciación y formación sobre seguridad y privacidad para todos nuestros empleados. Esto incluye un acuerdo de confidencialidad interno, que garantiza que cada miembro del equipo comprenda la importancia de proteger los datos personales y esté comprometido con la adopción de medidas adecuadas para su salvaguarda.

6. Acceso a datos personales

En CERTIPROV, nos comprometemos a garantizar que nuestros usuarios puedan ejercer plenamente su derecho de acceso y control sobre sus datos personales.

Si el cliente o el proveedor una cuenta registrada en https://app.certiprov.com/auth/log-in, puede acceder directamente a su perfil en línea y a otros detalles personales. Desde allí, tiene la capacidad de actualizar, modificar y, si es legalmente posible, añadir o eliminar información relacionada con el usuario. Todo esto se puede hacer iniciando sesión en la plataforma correspondiente con las credenciales de su cuenta.

Acceso a la información personal: El usuario posee el derecho a saber qué datos personales mantenemos y cómo los manejamos. Para garantizar la seguridad, nos reservamos el derecho de verificar tu identidad antes de proporcionar dicha información. En algunos casos, puede aplicarse una tarifa por proporcionar una copia de tus datos, según lo permita la legislación aplicable.

Rectificación y supresión: El usuario puede solicitar la corrección de datos incorrectos o desactualizados, así como la eliminación de tus datos personales. Sin embargo, es posible que no podamos cumplir con la solicitud de supresión si existen requisitos legales que nos obliguen a conservar cierta información. Además, ten en cuenta que es posible que necesitemos mantener un registro mínimo de tus datos para cumplir con nuestras obligaciones legales.